Cómo Generar una Intranet con WordPress – Guía Completa

En toda empresa moderna, sin importar el rubro, se necesita compartir información entre sus empleados, mucho más aún en tiempos de pandemia y en que el trabajo remoto parece haber llegado para quedarse más allá de la propia pandemia.

Sin dudas existen muchas alternativas, existen varias herramientas que pueden brindar soluciones, muchas de estas gratuitas o al menos a un costo accesible, sin embargo muchas veces esto puede llegar a ser un caos si para cubrir las necesidades se necesitan muchas herramientas diferentes,

Se tendrá información repartida por varias de ellas, lo que genera desorden y desorganización, por eso por un tema de orden y además también de seguridad, tema que nunca hay que dejar de lado, lo mejor será de ser posible, intentar centralizar la mayor parte de las necesidades en una sola herramienta.

¿Qué es una Intranet?

Una de las mejores formas de gestionar toda la información interna es hacerlo mediante una Intranet, que en pocas palabras es un lugar que ya sea en la red local o en internet, tiene como finalidad compartir archivos, documentos, recursos, calendarios, entre muchas otras cosas.

A lo largo del tiempo el concepto de Intranet ha cambiado, tanto para ajustarse a los cambios de las necesidades de la época como a los requerimientos de cada rubro empresarial, por tanto, una Intranet no es igual a la otra, puede hacer cosas similares, tienen cosas en común aunque cada negocio las adapta según se forma de trabajo interno, es esta flexibilidad lo que la hace tan interesante.

Como suele suceder siempre que hablamos de soluciones de software, hay muchas alternativas y para todos los gustos para montar una intranet, tanto plataformas profesionales pagas como algunas gratuitas, en general en todas se requiere un alto costo de instalación, de mantenimiento y de operación aún más, en las plataformas gratuitas que no están tan desarrolladas e implican una mayor configuración y adaptación.

¿Se puede crear una Intranet con WordPress?

En este artículo te mostraremos diferentes alternativas para generar una Intranet de manera relativamente sencilla con WordPress, un software sumamente conocido, con una amplia comunidad, millones de plugins y tan flexible como sencilla de mantener, centralizando todo lo que necesitamos en un solo lugar y con una sola herramienta.

Con WordPress se puede desplegar una web con una amplia gama de complementos y funcionalidades que se pueden añadir, almacenando los datos de forma protegida y mediante el uso de roles del usuario para que únicamente esté disponible para quien deba verla al mismo tiempo, garantizando su disponibilidad a todos sus usuarios 24/7 desde cualquier parte.

WordPress brindará la estructura básica sobre la que montar la Intranet, así como de gestionar la seguridad de los datos, además de brindar el soporte para el almacenamiento de los datos, archivos, documentos, etc., mientras que para agregar las funcionalidades propias de una Intranet se hará uso de un plugin llamado BuddyPress entre otros.

Este plugin será el corazón de Intranet, se trata de una herramienta realmente interesante que agrega a WordPress la capacidad de funcionar como una red social privada, que sumado a su flexibilidad y simplicidad en la gestión, para implementar una intranet en WordPress a un bajo costo.

Este plugin incluye una amplia variedad de funciones que se pueden añadir en BuddyPress, aunque su principal punto fuerte para la Intranet es que permite a los usuarios entablar una interacción entre ellos, como por ejemplo que puedan crear grupos, añadir y/o compartir archivos.

¿Qué funcionalidades tiene una Intranet?

En realidad no hay una lista única de funcionalidades, todo depende de lo que cada empresa o institución necesite, cada una varía su funcionamiento interno y por tanto sus necesidades a la hora de implementar una Intranet, algunas funciones pueden ser sumamente importantes para una empresa mientras que otra ni siquiera puede considerarla necesaria, algunas de las posibles funcionalidades que pueden ser las mínimas deseables en una Intranet son:

• Calendario de Eventos, tareas y cronogramas de trabajo
• Calendario de Horarios del personal
• Gestión de proyectos
• Gestión de Contratos
• Notificaciones internas
• Comunicaciones internas del equipo de trabajo
• Herramientas de colaboración
• Directorio de empleados

Primero lo primero: WordPress

Lo primero es tener WordPress instalado, si estás buscando un plan para eso puedes ver nuestros planes de Hosting WordPress donde este, ya viene instalado, en cambio si ya tienes un plan de hosting puedes aquí como Instalar WordPress de manera sencilla.

Configuración

Una vez que tenemos un WordPress funcionado, el primer paso es limitar quién puede acceder al contenido, es decir, limitar a un grupo determinado de usuarios el acceso al contenido que normalmente en WordPress sería público.

Para lograrlo, el primer plugin a instalar será All in One Intranet , este nos permitirá cerrar WordPress, que no sea accesible para nadie salvo para quien tenga un usuario y contraseña, la instalación es exactamente igual que cualquier plugin de WordPress.

Se instalan desde el menú Plugins y luego Añadir nuevo, en el cuadro de búsqueda escribimos el nombre: All in One Intranet, pulsamos instalar y por último Activar, en la configuración debemos asegurarnos que Privacy esté siempre activado.

Dentro de la configuración de este plugin, en Login Redirect podemos configurar una URL a la que se redirigirá el usuario luego del login, puede ser un dashboard, notificaciones o incluso a cualquier página que se entienda la mejor como página de inicio.

Plugins que se pueden instalar en la Intranet

Existen una gran cantidad de opciones diferentes, sin embargo, estas pueden cambiar según la forma de trabajo de la empresa y sus necesidades, en este punto es sumamente importante definir qué funcionalidades son importantes para el proceso interno de la empresa, no todas se manejan igual o quieren integrar las mismas funcionalidades.

En este tutorial se montarán solo con algunas funcionalidades básicas y estas opciones van a servir de cimientos a la intranet para luego transformar en una potente plataforma, repleta de funciones, con WordPress no hay límites en que se puede hacer.

Existe plugins interesantes que vale la pena explorar cómo Knowledge Base, un plugin que permite crear una base de conocimiento, siempre la documentación es a menudo un tema difícil de manejar y clave para cualquier intranet, si bien se puede hacer con post o páginas, este plugin permite que la creación y organización de la documentación en línea sea más fácil.

Una funcionalidad que no puede faltar en una intranet son los formularios, para ello nuestra recomendación es Gravity Forms, un constructor de formularios de los más avanzado y populares para WordPress.

Por último, otro plugin interesante para una intranet es bbPress, un plugin gratuito que permite gestionar foros de forma sencilla, una función interesante que permite organizar temas, comentarios y las conversaciones a largo plazo.

Instalación de BuddyPress

Para instalación de BuddyPress el procedimiento es el mismo que vimos con All in One Intranet anteriormente, es decir que se hace igual cualquier otro plugin de WordPress, desde el menú principal de tu WordPress debes ir a “Plugins luego pulsar en Añadir nuevo y buscar por BuddyPress.

Luego se mostrará BuddyPress y para realizar instalación y solo se necesita hacer clic en el botón Instalar, una vez instalado, aquí que pulsar en Activar para habilitar el plugin.

Configuración de BuddyPress

La página de configuración completa del plugin BuddyPress se puede localizar desde el menú Ajustes y dentro de él, la opción BuddyPress, en el cual se encontrarán cuatro pestañas, siendo las tres primeras las que nos interesa.

Configurando los componentes

Dentro de los ajustes de BuddyPress existen diferentes páginas de configuraciones, la primera de ellas es la configuración de componentes, donde es posible configurar que tipo de acciones y actividad podrán ejecutar los usuarios dentro de Intranet.

Dentro de la primera página de configuración, entre las opciones destacadas podemos resaltar:

Perfiles ampliados/Extended Profiles: Permite la configuración del perfil de usuario de forma más amplia, tal como su nombre lo indica. Es el lugar donde el usuario puede gestionar aspectos como la foto de perfil y la portada, además de configuración de su cuenta para la gestión de notificaciones, etc.

Conexión amigos/Friend Connections: Este componente es el que permite que los usuarios interactúen entre sí como, en manera muy similar a una red social, donde incluso podrán seguir actividades de otros usuarios, una función interesante en grupos de trabajo medianos o grandes.

Mensajería privada/Private Messaging: El sistema de mensajería permite la comunicación entre usuarios, pudiendo ser utilizado de forma privada entre los usuarios.

Cronologías de actividad/Activity Streams: Esta función permite dar seguimiento a los diferentes tipos de interacción de manera cronológica, ya sea de forma global, de forma personal y en los grupos, permite seguir comentarios anidados, publicaciones , favoritos y las menciones, también se puede configurar las notificaciones por correo electrónico de cada actividad.

Avisos/Notifications: Notifica a los miembros de actividad que es relevante, lo hace por medio de una burbuja ubicada en la barra de tareas, se puede personalizar los avisos e configurar para recibir dichos avisos también por correo electrónico.

Grupos del usuario/User Groups: Permite agrupar a los usuarios en grupos, ya sea en un grupo o más de uno, por ejemplo grupos de trabajo o en áreas o departamentos como por ejemplo contabilidad, administración, producción o los que se necesite, permite agruparlos en modo público, privado u oculto manteniendo una cronología de actividad y lista de miembros por separado separada.

Estos componentes son solo a modo de ejemplo, el sistema incluye más y se pueden activar o desactivar según la necesidad de cada empresa, una vez activado los componentes que necesites, guarda los cambios en el botón: Guardar Ajustes o Save Settings.

Opciones

En esta primera pestaña podrás encontrar una ciertas configuraciones que puedes habilitar y/o deshabilitar según el nivel de permisos que quieras otorgar a cada usuario o perfil, en ella solo se necesita dejar marcado las casillas que interesan y pulsar en el botón Guardar los Ajustes.

Configurando Páginas

En la siguiente pestaña se dejará las configuraciones tal y como la tenemos ahora, ya que en principio no es necesario configurarlo, los usuarios se añadirán manualmente desde las configuraciones de usuarios de WordPress, es decir, no habrá registro abierto de usuarios, sino que serán dados de alta por el administrador.

Gestión de Usuarios y Grupos

Grupos

La mejor manera de organizar a los usuarios es hacerlo en grupos, que pueden ser un departamento, un área o incluso un grupo de trabajo, es posible crear tanto grupos públicos como privados, cuando se habla de públicos se refiere visibles dentro de la Intranet, no visibles al exterior de la misma.

La principal ventaja de agrupar a los usuarios en grupos es el compartir contenido dentro de esos grupos sin necesidad que le llegue a todos los usuarios por igual, tanto sea para restringir la información a un determinado círculo de personas como para no sobrecargar con información irrelevante a usuarios que otras áreas.

La creación de grupos es muy sencilla en BuddyPress, para ello debes buscar en el menú lateral del administrador de WordPress en la opción Grupos y dentro la página que se abrirá, presionar el botón Añadir nuevo.

En la primera pestaña necesitamos asignar un nombre para nuestro grupo y una breve descripción, por ejemplo, «Administración” como nombre y en descripción «Departamento de Administración y Finanzas» y presionamos en Crea un grupo y continúa

Luego, en la pestaña de “Ajustes” se puede configurar el nivel de privacidad que tendrá el grupo, por ejemplo si es un grupo público, si es privado o directamente oculto y además se selecciona quién puede generar invitaciones para este grupo, a continuación debes pulsar en Siguiente Paso.

En este paso, desde la pestaña Imagen de Portada se puede elegir una imagen de portada para identificar el grupo que se está creando, a continuación se presiona en Siguiente Paso y para llegar a la pestaña que permite invitar a los usuarios al grupo que se está creado, una vez realizadas las invitaciones solo se debe hacer clic en el botón Acabar

Usuarios

Puedes dar de alta nuevos usuarios, se realiza desde el menú del administrador de WordPress llamado Usuarios y luego presionado Añadir Nuevo, simplemente se rellena los campos y asignando el rol correspondiente al trabajador de la empresa para gestión y uso de la Intranet.

Luego de crear los usuarios se puede gestionar los usuarios creados mediante los diferentes roles, esto se puede definir el tipo de acceso y permisos se otorgará a cada uno de los usuarios que vayamos a crear.

Plugins recomendables para una Intranet

Como mencionamos antes, las funcionalidades que se deben añadir dependerá mucho de las necesidades de cada empresa u organización, para ello debemos primero analizar lo que necesitas, sin embargo, algunas opciones interesantes pueden ser:

• BuddyPress Docs: Posibilita el intercambio de documentos entre usuarios dentro de la Intranet
• BuddyPress Login Redirect to Profile: Redirecciona al usuario a su página de perfil luego del login login.
• Activity Plus Reloaded for BuddyPress: Permite buscar en el directorio de extenciones de BuddyPress y poder ver los diferentes plugins disponibles.
• Mediapress: Permite crear una galería de fotos.
• Events Manager: Es un calendario de eventos de muy sencilla configuración y totalmente altamente compatible con BuddyPress.
• Knowledge Base for Documentation and FAQs: Permite la creacion de una base de conocimiento.

Esto es solo una pequeña lista, existen muchos plugins para BuddyPress, algunos de ellos son gratuitos y otros son pagos con funciones más avanzadas.

Conclusión

Como vimos con WordPress se puede crear y configurar una Intranet para tu empresa u organización de forma relativamente sencilla y ajustara a las diferentes necesidades que tengas, se puede crear grupos y permitir la interacción de los usuarios y el trabajo colaborativo, además de permitir crear una base de conocimientos a compartir información relevante para la continuidad de negocio.