En la gran mayoría de industrias la documentación es una de las partes más necesarias. Pedidos, correos electrónicos, revisiones, soporte técnico… con tantos archivos importantes, es fácil perder el control.
Afortunadamente, un plugin para gestionar la carga y descarga de documentos puede ayudarte a mantener tus categorías ordenadas y tu sitio WordPress funcionando sin problemas. En este artículo, vamos a ver por qué es posible que quieras utilizar un plugin de gestión de documentos.
Luego, revisaremos cinco de las mejores opciones para ayudarte a mantener tus archivos organizados.
Contenido
Por qué te conviene utilizar un plugin de control de documentos
Los documentos son parte fundamental de la mayoría de las empresas. Un buen control de ellos puede ser esencial para el mantenimiento de registros.
Sin embargo, es probable que tengas que hacer malabarismos con varios archivos en un momento dado. Esto puede suponer un reto.
Lo mejor es que utilices algún tipo de infraestructura de organización. Esto puede ayudarte a crear un sistema de archivos comprensible y funcional. La falta de planificación de la biblioteca electrónica puede tener graves consecuencias.
Por suerte, WordPress cuenta con una solución sencilla: los plugins de gestión de documentos. Estas herramientas suelen ser fáciles de instalar y utilizar. Una vez que te acostumbres a tener un asistente de organización, puede que tus recursos te resulten más ágiles y accesibles que nunca.
Sin embargo, no hay una herramienta que se adapte a todos los usuarios. Los distintos sitios web pueden tener necesidades diferentes.
La buena noticia es que tienes una enorme variedad de opciones para elegir si estás buscando un plugin para la gestión de documentos. Tanto si buscas una solución gratuita como de pago, es probable que encuentres una que se adapte a tus necesidades.
Hemos revisado cinco de los mejores plugins para gestionar documentos en WordPress.
Algunos de estos sirven para organizar todos tus archivos, mientras que otros son herramientas especializadas para determinados formatos.
WordPress Download Manager
Este plugin de gestión de documentos es un gestor de activos digitales multifuncional. Su capacidad para organizar archivos para los visitantes y los miembros del sitio en el back-end por igual hace que sea una solución completa y ordenada.
WordPress Download Manager ofrece algunas características importantes, tales como:
- Control sobre la rapidez de las descargas.
- La opción de proteger con contraseña o usuario el acceso a los documentos.
- La oportunidad de limitar a los usuarios a un cierto número de descargas.
Este plugin puede automatizar operaciones básicas y comprobaciones de seguridad, lo que podría quitarte de la cabeza cualquier preocupación por confusiones accidentales.
En general, estas características hacen de WordPress Download Manager una herramienta eficaz y fácil de usar.
La versión básica de WordPress Download Manager es gratuita y te proporcionará actualizaciones limitadas. El soporte también está disponible de forma no prioritaria.
Sin embargo, también hay opciones premium. Además de las características básicas, estos planes proporcionan un año completo de soporte y actualizaciones.
SP Project & Document Manager
El siguiente en nuestra lista es SP Project & Document Manager. Este plugin viene con un montón de características del lado del administrador para una experiencia muy personalizada.
Aunque es menos conocido que sus competidores, su sistema flexible ofrece muchas ventajas. Puedes considerar SP Project & Document Manager si estás buscando personalizar tu sistema de archivos.
Este plugin es sencillo pero potente. Permite un alto grado de personalización sin grandes conocimientos de código.
Estas son algunas de las características que pueden llamar la atención:
- Carpetas ilimitadas, lo que significa que puedes crear jerarquías complejas y extensas.
- Formas sencillas de modificar las plantillas existentes y acelerar las operaciones futuras.
- Un diseño sencillo que ayuda a disminuir cualquier curva de aprendizaje.
También cuenta con otras funcionalidades que puedes utilizar para personalizar tu experiencia. Entre ellas incluye la integración de los roles de WordPress para restringir el acceso, así como la oportunidad de equipar su papelera de reciclaje con fechas de retención de archivos.
El plan básico de SP Project & Document Manager es de descarga gratuita. Sin embargo, esto no incluye actualizaciones premium, soportes o características.
File Manager
Para la tercera opción, daremos un vistazo a File Manager. Este de centra en crear una interfaz funcional y limpia. Si alguna vez has utilizado el explorador de archivos en tu PC personal, probablemente encontrarás que este plugin es bastante intuitivo.
Sin embargo, la facilidad de uso no significa falta de funcionalidad. Algunas de las características destacadas de este plugin son:
- La opción de restringir y permitir el acceso a determinadas carpetas o archivos.
- Funcionalidad que te ayuda a archivar documentos en lugar de eliminarlos.
File Manager también ofrece otras ventajas dentro de su enfoque racionalizado. Potentes opciones de búsqueda, funcionalidad entre dispositivos y un entorno de codificación integrado para desarrolladores son algunas de sus características.
Si prefieres no tener que aprender a usar una interfaz completamente nueva, quizá te interese este plugin.
Por otra parte, File Manager puede ser una potente herramienta para la colaboración entre distintos niveles de conocimientos técnicos. Las funciones básicas son accesibles para la mayoría sin descuidar en herramientas de desarrollo.
File Manager ofrece las funciones básicas de forma gratuita. Otras prestaciones más avanzadas, como la posibilidad de limitar el acceso a los documentos en función de los roles de los usuarios, están disponibles con un plan premium.
Easy Digital Downloads
Para la siguiente herramienta de la lista, vamos a cambiar un poco de dirección y revisar funciones más especializadas. Empezaremos con Easy Digital Downloads. Este plugin de gestión de documentos se diseñó pensando en el comercio electrónico.
En cuanto a las funciones, estas te pueden resultar especialmente útiles si gestionas una tienda online:
- Un sistema de organización dedicado a ayudarte a vender productos digitales.
- Protección integrada contra la piratería potencial.
- Integración que complementa con el tema elegido.
Otras funciones muy útiles son los informes de ventas detallados y la gestión de clientes. En general, Easy Digital Downloads es más adecuado para quienes venden productos digitales en su sitio web.
Todas las características básicas de Easy Digital Downloads están disponibles con la versión gratuita de este plugin. Sin embargo, hay varios planes premium para elegir.
FileBird
Terminaremos con otro plugin especializado, FileBird. Ha sido optimizado para gestionar tus archivos multimedia. Esto puede ser una gran ventaja si trabajas con clientes que prefieren un enfoque visual o si tienes muchas imágenes almacenadas en tu sitio.
Algunas de las características que hacen que FileBird sea competitivo son:
- Navegación intuitiva, que puede ayudar a acelerar la búsqueda de los archivos que necesitas.
- Una función de importación que simplifica el proceso de transferencia de documentos.
- La opción de gestionar tus carpetas en bloque.
Este plugin proporciona su propio editor de bloques. Aunque, FileBird también está diseñado para funcionar bien con el editor clásico si prefieres ese diseño.
En general, te recomendamos que busques esta solución si tienes una gran biblioteca multimedia en WordPress.
Por otro lado, FileBird también puede ser útil incluso si no tienes una gran colección de medios. Como tal, el uso de las funciones básicas puede ser una manera de bajo riesgo para añadir un poco de organización a tu sitio.
FileBird ofrece una funcionalidad básica con su descarga gratuita. Si buscas características más extensas, siempre puedes optar por el plan premium FileBird Pro.
Conclusión
Cuando se trata de mantener tu sitio web organizado, muchas características se reducen a preferencias personales. Afortunadamente, hay una variedad de plugins que puedes elegir para encontrar opciones de gestión de documentos que se adapten a tus necesidades.
