¿Qué es el software como servicio (SaaS)? Explicación y ejemplos

Desde hace varias décadas el desarrollo de las empresas depende del software que utilizan y por ese motivo se busca que las soluciones sean eficientes, fáciles de usar y estén disponibles desde cualquier lugar, lo cual no es sencillo porque abre una serie de desafíos y sobre todo de inversión. Lo bueno es que hay una solución: el Software como Servicio (SaaS).

Desarrollar software, escalar y tenerlo siempre disponible desde cualquier lugar sin poner en riesgo la seguridad requiere mucho dinero, requiere muchos recursos humanos y tiempo, algo que solo es posible para las medianas y grandes empresas que pueden darse el lujo de crear y mantener equipos de desarrollo y departamentos de sistemas para mantener todo. Sin embargo, una de las tecnologías que ha revolucionado la forma en que las empresas utilizan software es el SaaS, un modelo que en los últimos años ha ganado popularidad debido a sus numerosas ventajas y su capacidad para adaptarse a las necesidades de los usuarios modernos, pero sobre todo para hacer más accesible y económico el software.

¿Qué es un SaaS?

El Software como Servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) es un modelo que permite que las aplicaciones se alojen en servidores en la nube y se ofrecen a los usuarios a través de Internet, los usuarios acceden a él mediante una suscripción mensual o anual, en lugar de comprar una licencia para instalar el software en sus propios dispositivos y tener que mantener servidores.

Ejemplos comunes de SaaS incluyen herramientas como Google Workspace, Salesforce y Dropbox, que permiten a los usuarios realizar tareas esenciales sin necesidad de instalar aplicaciones complejas en sus computadoras, aunque estas ya nacieron como SaaS, otras han cambiado, el caso más popular es el de Microsoft Office, un software que durante décadas fue licenciado, pasó en parte a funcionar bajo subscripción, al menos para ciertas versiones y cierto tipo de clientes.

Funcionamiento básico

El modelo SaaS opera en la nube y se basa en una arquitectura multi-usuario y multi-cliente, esto significa que una única aplicación puede ser utilizada simultáneamente por varios clientes, cada uno con sus datos protegidos de manera independiente.

El acceso es una de las características más básicas de un SaaS, que permite que los usuarios pueden acceder al software a través de un navegador web, lo que permite un acceso desde cualquier computadora sin necesidad de instalar nada, sin embargo, también es común que brinden una aplicación móvil para aumentar la movilidad y también es común que ofrezcan clientes de escritorio, ejemplos comunes de esto es Google Drive, Dropbox, Spotify o Slack, entre muchos otros.

Básicamente, en un SaaS todo se procesa y almacena en la nube en servidores cloud remotos y no localmente, aunque se utilicen aplicaciones móviles o clientes de escritorio, estos son solamente interfaces que comunican al usuario con el software que corre remotamente en servidores bajo control del proveedor de SaaS.

La principal ventaja es en cuanto a costos, que implementa el modelo de pago por suscripción, eliminando costos de desarrollo, de instalación y de gestión y administración de la infraestructura, normalmente se ofrecen varios planes que se ajustan a las diferentes necesidades y tamaño de los clientes, que van desde planes gratuitos para uso personal, planes para pequeñas y medianas empresas hasta llegar planes empresariales para grandes empresas con necesidades muy específicas en cuanto a capacidad.

Beneficios de usar un SaaS

El modelo SaaS ofrece una serie de ventajas que lo hacen atractivo tanto para empresas de todos los tamaños como para usuarios individuales, de hecho en muchos casos los proveedores SaaS ofrecen planes gratuitos para usuarios domésticos como forma de atraer usuarios y luego al estar los usuarios ya familiarizados, las empresas los termine adoptando aunque en un plan empresarial, uno de los primeros SaaS que implementaron esta modelo fue Dropbox.

Entre las ventajas más importantes se puede encontrar:

• Costo reducido: No requiere tiempo ni recursos humanos para el desarrollo del software y, por tanto, no tiene grandes inversiones iniciales en hardware ni licencias costosas, se puede comenzar a usar en minutos, los costos de suscripción en la mayoría de los casos son predecibles, salvo que incluyan características con tarifa por uso como espacio y/o transferencia.
• Administración: El SaaS elimina la necesidad de alojar y administrar el servicio en servidores propios, lo cual no solo reduce los costos, sino también la complejidad de la gestión de la infraestructura que es brindada por el proveedor de SaaS
• Escalabilidad: Las empresas pueden aumentar o reducir el uso del servicio según sus necesidades, sin grandes complicaciones técnicas ni demoras, como están preparados para escalar rápidamente, no existen los cuellos de botella.
• Facilidad de uso: Las interfaces suelen ser intuitivas, como están diseñadas para ser usadas a gran escala por todo tipo y clase de usuarios,  y por esa razón cada aspecto está cuidado para que permita a los usuarios adoptar la herramienta rápidamente y desde cualquier dispositivo sin preocuparse por requisitos de instalación.
• Actualizaciones instantáneas: Si bien existen software y sistemas que tienen actualizaciones automáticas, normalmente puede tomar desde horas o días en desplegarse y muchas veces depende del administrador de sistemas del propio cliente, como y cuando se hagan las actualizaciones, sin embargo, en el caso del SaaS al estar alojado por el proveedor es este quien se encarga de la gestión de las actualizaciones, las cuales son virtualmente instantáneas para todos los usuarios y todos los clientes. Los usuarios siempre tienen acceso a la última versión del software, con todas las mejoras y parches de seguridad al día, algo que en el software clásico no siempre se cumple.

Desventajas de un SaaS

• Dependencia: La principal desventaja es la dependencia de un proveedor externo, el cual si este fallara, se deberá esperar de brazos cruzados a que el proveedor lo solucione, si bien es cierto que las caídas y cortes de servicio suelen ser breves, no siempre es el caso, el evento de ese tipo más sonado en el ambiente IT es el del software Jira de la empresa Atlassian que estuvo en 2022 caída durante 12 días afectando a más de 800.000 clientes.
• Costos: Si bien es cierto que el uso de SaaS tiene la ventaja de bajos costos iniciales para su implementación, también es cierto el uso de subscripciones también crea obligaciones mensuales o anuales difíciles de recortar sin afectar la operatividad de un negocio y que, por tanto, se deben afrontar puntualmente, lo cual a veces no siempre es posible si la empresa está pasando por un mal momento, lo que en un momento fue una ventaja, también puede ser una desventaja en el futuro.
• Control: Se pierde el control de los datos almacenados y, por tanto, se pone en riesgo su acceso, los proveedores de SaaS pueden suspender el servicio en cualquier momento sin previo aviso por el motivo que crean necesario, pudiendo paralizar por completo el trabajo del cliente.
• Flexibilidad: Se pierde capacidad de poder cambiar el software, si bien existe cierto grado de personalización, es mucho más frecuente que el cliente se adapte a trabajar como el SaaS impone, que la capacidad del SaaS de adaptarse a las necesidades del cliente.
• Legal: Dependiendo del rubro del cliente y su país de origen o el país del proveedor, pueden existir limitaciones legales para poder utilizar ciertos servicios SaaS, en numerosos países existe legislación que determina dónde y cómo se debe procesar y almacenar los datos de sus ciudadanos, ya sea por seguridad nacional como por privacidad de datos.
• Cambios: Los proveedores pueden cambiar sus servicios a lo largo de los años y no siempre para bien, es común que los proveedores cambien las políticas y las reglas de juego, se eliminen ciertas funcionalidades que consideren menos rentables o directamente sé de baja el servicio brindado, con un proveedor de SaaS nunca existe la certeza a largo plazo.

Diferencias entre SaaS y software tradicional

Aunque ambos modelos cumplen el mismo objetivo de proporcionar soluciones de software, lo hacen de diferente forma y presentan diferencias clave en varios aspectos, una de las principales diferencias es la  distribución, en el caso del SaaS al basarse en la nube, permite a los clientes acceder a la aplicación desde tantos dispositivos como se necesite, en cambio, el software tradicional requiere una instalación local que requiere licencia y está ligado a esa instalación, lo que limita su uso en los dispositivos y/o requiere licencia adicional si se quiere instalar en otros.

En otras palabras, en el software tradicional cada instalación requiere una licencia, independiente de la cantidad de usuarios, mientras que en el SaaS se paga por usuario, independiente de la cantidad de instalaciones, ejemplos de software tradicional son Windows u Office, mientras que en ejemplos de SaaS se puede encontrar Google Docs o incluso la versión de Microsoft Office en su versión online.

El costo inicial también varía enormemente entre ambos modelos, en el modelo SaaS, los costos iniciales suelen ser bajos, debido a que funcionan con suscripciones mensuales o anuales, mientras que software tradicional implica una inversión inicial más alta, debido a la compra de licencias y la infraestructura o hardware necesario para su puesta en marcha.

Las actualizaciones en SaaS son automáticas, lo que garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a la última versión sin necesidad de intervención manual, o más importante aún, que todos los usuarios manejen la misma versión, como forma de evitar incompatibilidades, en contraste, el software tradicional requiere actualizaciones manuales, lo que puede generar costos adicionales y tiempo de inactividad y diferencia entre las versiones que los usuarios utilizan.

En términos de accesibilidad y/o disponibilidad, el SaaS ofrece la ventaja de poder ser utilizado desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo cual facilita el trabajo remoto, la colaboración en línea y la movilidad, mientras que el software tradicional está limitado a los dispositivos en los que ha sido instalado su licencia, lo que puede reducir la movilidad de los usuarios.

Finalmente, la escalabilidad es otro punto diferencial entre ambos, mientras que en SaaS permite una ampliación y/o reducción rápidamente, tan solo cambiado de plan, debido a que las empresas pueden aumentar o disminuir el número de usuarios según sus necesidades, mientras que en el software tradicional requiere más tiempo, compra de nuevas licencias, instalación y puestas en funcionamiento o desperdicio de licencias a la hora de reducción.

Ejemplos de SaaS

Uno de los ejemplos más conocidos de software tipo SaaS es Google Workspace, el cual anteriormente se conocía como G Suite, se trata de un grupo de herramientas dedicadas a la productividad en la nube y que permite a empresas trabajar de forma colaborativa.

Entre sus aplicaciones se incluyen Gmail, Google Docs, Google Drive, Google Meet entre muchas otras, que si bien con algunas limitaciones todas son gratuitas para usuarios domésticos, en el plan empresarial elimina muchas de las limitaciones de la capa gratuita o al menos se las eleva considerablemente, además de incorporar funciones para trabajo colaborativo en el mundo empresarial.

Dropbox es otro ejemplo de SaaS, el cual permite a los usuarios guardar, sincronizar y compartir archivos de manera sencilla y segura, eliminando la necesidad de depender del almacenamiento físico.

No solo fue pionero en el almacenamiento en la nube, sino también es su estrategia de ventas, primero ofreciendo una capa gratuita a usuarios domésticos con el fin de atraer usuarios y luego, a partir del gran número de usuarios, ser el gran candidato a nivel empresarial.

Más recientemente, la IA se ofrece como un SaaS, tanto productos como ChatGPT de OpenIA, Gemini de Google o Claude de Anthropic, ofrecen la inteligencia artificial como servicio para integrarse en otros productos de software.

Conclusión

El Software como Servicio (SaaS) representa un cambio importante en la forma en que las empresas y los usuarios individuales tradicionalmente acceden a diferentes herramientas de software que necesitan en su hogar o en sus negocios, el cambio principal es el abaratamiento del costo de licencias y brindar una mayor flexibilidad al soportar amplia gama de opciones para utilizarlo desde cualquier lugar, no solo desde una variedad de dispositivos sino de múltiples instalaciones simultáneamente.