Borrar emails masivamente en cPanel es una tarea relativamente sencilla y que nos puede ahorrar mucho tiempo, ya que si en vez de hacerlo de forma masiva lo hiciéramos por página podríamos demorar mucho tiempo si tenemos miles de correos para borrar. En esta oportunidad te traemos un práctico tutorial para que aprendas cómo borrar emails masivamente en cPanel.
¿Por qué se acumulan tanto los emails?
La acumulación de emails es un suceso muy frecuente, no en vano existe este artículo sobre cómo borrar emails masivamente en cPanel. Es decir, la acumulación de emails es muy real y le ocurre a muchos usuarios. Pero la gran pregunta es, ¿por qué sucede esto? ¿Por qué se llega a ese punto de que hay miles y miles de correos almacenados en una cuenta?
La realidad es que esto se debe a una combinación de factores. Veamos a continuación de qué se trata exactamente:
- Gran capacidad de almacenamiento de emails: por supuesto el factor principal es este. Hace 20-25 años, esto no sucedía, porque los servicios de hosting eran mucho más limitados y los usuarios tenían que llevar una gestión más estricta de sus emails, dado que disponían de muchísimo menos espacio en disco para almacenar correos. Hoy en día esto ya no ocurre, o se muy poco al menos, porque el costo del almacenamiento ha disminuido enormemente, debido a que existen medios de almacenamiento más baratos y de mayor capacidad.
- Mala gestión de parte del usuario: este es otro punto clave. Muchos usuarios no gestionan sus correos de forma adecuada, y pueden acumular varios miles en pocos años, o incluso en meses dependiendo del volumen de correo manejado. Esto va de la mano con el punto anterior, porque como hay tanto espacio disponible no se ve esa necesidad tan recurrente de borrar emails masivamente en cPanel (o cualquier otro sistema) para liberar espacio. De seguro que no se necesitan almacenar emails de saludos navideños de hace 5 años (por mencionar un ejemplo), pero probablemente ahí están, ocupando espacio en más de una cuenta.
- Filtros de spam mal configurados: el spam es muy molesto, por eso se utilizan filtros de spam para combatirlos, pero el problema radica en que estos filtros de spam a veces no son configurados correctamente por el dueño de la cuenta, lo cual puede hacer que estemos recibiendo más spam de lo normal, y si combinamos esto con los dos factores ya mencionados, entonces la cuenta puede quedar abarrotada de mensajes en poco tiempo.
- Gestores de correo mal configurados: los clientes de correo, o gestores de correos, es decir Outlook, Thunderbird y demás, son geniales para poder administrar el correo directamente en nuestra PC o dispositivo favorito, pero se deben configurar correctamente para evitar que se puedan producir duplicados de correos, y también para eliminar los emails del servidor una vez son descargados, en caso claro de que trabajemos con protocolos como POP3.
- Correos generados por scripts: en algunos casos podemos recibir correos que son generados por scripts, generalmente provenientes de nuestra web, por ejemplo correos de órdenes de compras, de formularios de contacto, y mucho más. Dependiendo de la cantidad de tráfico de nuestra web, este tipo de correo se pueden acumular rápidamente, y si no son eliminados a medida que dejan de ser necesarios entonces en poco tiempo estaremos viendo miles de ellos en nuestra cuenta.
Cómo borrar emails masivamente en cPanel
Antes que nada lo primero que tienes que hacer es generar un respaldo de tus correos, o asegurarte de que tienes alguno reciente disponible. Recuerda que al borrar algo dicha información se elimina de forma permanente del servidor, y si necesitas recuperarla solo será posible hacerlo mediante la restauración de un backup. Te recomendamos generar un respaldo completo de toda la cuenta cPanel, así te aseguras que no te falte nada por respaldar.
Una vez tienes un respaldo listo, es hora de comenzar. Para borrar emails masivamente en cPanel se utiliza una herramienta muy práctica llamada Email Disk Usage, puedes verla en la captura de abajo señalada en rojo. Así que accede a tu cPanel y haz click en dicha herramienta.
En la nueva pantalla podrás seleccionar la cuenta sobre la cual quieres realizar la tarea, simplemente haz click donde dice Accounts y elige la cuenta en cuestión.
Verás que un poco más abajo se despliega una lista de las carpetas de la cuenta seleccionada, incluyendo el Inbox o bandeja de entrada, la bandeja de enviados (Sent), la bandeja de spam, la papelera (Trash), entre otros. También se indica junto a cada carpeta el uso de disco de la misma.
Para proceder a realizar el borrado masivamente, debemos hacer click en el botón Manage correspondiente a la carpeta donde están los correos que deseamos borramos. Si por ejemplo los correos en cuestión están en la bandeja de entrada, tendremos que hacer click en el botón Manage de INBOX.
Se desplegará un pequeño menú con algunas opciones básicas de borrado de correo, siendo la más destacada la que dice “1 year old or more”, es decir 1 año de antigüedad o más. En este ejemplo, si marcamos esa opción y hacemos click en Delete Permanently, estaremos borrando los correos que lleven un año o más dentro del INBOX.
Esta opción es muy buena si queremos borrar correos de más de un año, pero si no es el caso no será útil. ¿Qué tal si por ejemplo queremos borrar los correos de enero de 2020 hacia atrás? En ese caso tendremos que utilizar la opción Custom query disponible allí mismo.
Con esta opción tendremos un mejor control sobre lo que vamos a borrar, simplemente debemos introducir la consulta correcta y hacer click en Delete Permanently. ¿Y cómo podemos saber cuál es la consulta que necesitamos? Pues el propio cPanel integra allí mismo un enlace hacia la documentación oficial de Dovecot, aunque está desactualizado, así que haz click a continuación para acceder a la documentación de Dovecot actualizada.
Por supuesto la documentación es bastante extensa, así que si prefieres disponer de algunos ejemplos y a partir de los mismos formular tus propias consultas, con gusto te los brindamos.
Para borrar emails anteriores al 20 de enero de 2020:
savedbefore 20-Jan-2020
Para borrar emails masivamente en cPanel que fueron almacenados después del 20 de abril de 2021:
savedsince 20-Apr-2021
Y si por ejemplo quieres borrar todos los emails de una carpeta particular, simplemente usa la opción All Messages que ya integra cPanel por defecto, en lugar de una consulta personalizada como en los ejemplos de arriba.
Un detalle importante sobre el formato de las fechas: como puedes ver los meses están en inglés, en el ejemplo de enero usamos 20-Jan-2020, es decir 20 January 2020, y en el caso de abril se usa 20-Apr-2021, que corresponde a 20 April 2021.
Se deben colocar las tres primeras letras del mes en inglés. Hay meses en que esto coincide en español, por ejemplo marzo/March, noviembre/November, pero hay otros casos donde eso no ocurre, como los ya mencionados de enero/January y abril/April, ten eso presente. Si la fecha en cuestión fuera por ejemplo 15 de agosto de 2019, se utiliza 15-Aug-2019. Recuerda entonces usar las tres primeras letras del mes en inglés, no en español.
Conclusión
Nuestra guía sobre cómo borrar emails masivamente en cPanel deja en claro que la acumulación masiva de correos es una realidad común que puede afectar la eficiencia y el espacio de almacenamiento. Esto se debe a distintos factores, como una gran capacidad de almacenamiento, una mala gestión por parte de los usuarios, filtros de spam mal configurados, gestores de correo incorrectamente ajustados y correos generados por scripts.
Por fortuna tienes nuestro tutorial sobre cómo borrar emails masivamente en cPanel, el cual te ofrece una solución práctica para lidiar con esta acumulación a través de la herramienta Email Disk Usage en cPanel. Antes de iniciar el proceso de eliminación masiva, recuerda realizar un respaldo completo de los correos para evitar pérdidas irreversibles.
El procedimiento es sencillo y se realiza a través de la interfaz de Email Disk Usage, donde podemos seleccionar la cuenta y la carpeta específica que deseamos limpiar. La opción de eliminar correos en base a su antigüedad, así como la opción para realizar consultas personalizadas, nos proporcionan todo lo que necesitamos para borrar emails masivamente en cPanel según nuestro criterio y de forma controlada.
